ביקורים במפעל מזון קפוא: מה יש לצפות ולהקליט
Oct 06, 2021
ביקור שימושי במפעל מזון קפוא מחבר מוצר ספציפי עם האנשים, הציוד והרישומים המעורבים בייצורו. התחל במתן שם למזון, השימוש המיועד שלו והפעולה שאתה צריך לראות. לאחר מכן ארגן את הביקור סביב העבודה, במקום להניח שכל יום בתוך בניין עיבוד יענה על אותן שאלות.
על הרצפה, רשמו מה קורה בפועל: המוצר על הקו, הבמה הנצפה, החבילה המתמלאת והדרך שבה מפעיל מטפל בשאלה או הפרעה. בחדר הישיבות, חבר את התצפיות הללו לרישומים רלוונטיים והסכים אילו נקודות לא פתורות זקוקות לבדיקה נוספת. צילום עוזר לך לזכור סצנה; ערכו עולה כאשר אתה יודע היכן, מתי ולמה הוא נלקח.
שמרו על מטרת הביקור ברורה. סיור מסחרי מבוא, ניסוי יישום וביקורת רשמית על בטיחות מזון הינם בעלי היקפים שונים ודורשים הכנה שונה. סיור מוצלח יכול לתמוך בהחלטת הרכישה הבאה מבלי לפתור כל שאלה טכנית. התוצאה המעשית צריכה להיות תיאור קצר של מה שלמדת, מה נשאר פתוח ומי יספק את המידע החסר לפני ההתחייבות הבאה. זוהי תוצאה שימושית יותר מאשר תיקייה גדולה של צילומי ציוד ללא קשר להזמנה המוצעת.
בחרו את המוצר לפני בחירת המסלול
התחל עם פריט מוגדר אחד. תרמילי אדממה שלמים בשקית קמעונאית מעלים עדיפויות צפייה שונות מירקות חתוכים שנכנסים לקרטון מרכיבים תעשייתיים. הביאו את תיאור המוצר המוצע, פורמט האריזה והיישום המיועד, וזיהוי אי הוודאות שהובילה את הביקור. זה יכול להיות איך מזהים פגם, איך שקית מקבלת את קוד המגרש שלו, או איך החתך המוצע מתנהג לאחר תהליך ההכנה שלך.
תיאור המוצר צריך להיות מספיק קונקרטי כדי שהמארח יוכל לארגן את האנשים והעבודה הנכונים. בקשה לראות ירקות היא רחבה; בקשה לראות את הדירוג והאריזה של מוצר התרמיל המוצע ניתנת לפעולה. הטווח שלירקות קפואיםממחיש מדוע משפחות מוצרים מהוות נקודת מוצא, בעוד שביקור מצריך נושא מצומצם יותר.
שאל היכן יעובד וארוז הפריט המוצע. רשום את הכתובת ואת תפקידי איש הקשר המסחרי וצוות האתר. אם מדובר במקומות שונים, הכניסו אותם למסלול בנפרד. כך נמנע מלבזבז את הפגישה במשרד או בפעולת אריזה בעוד שהשאלה העיקרית שלך נוגעת לתהליך במקום אחר.
אנו מעדיפים להתאים את המוצר-ל-תפעול לפני הסדרת תאריך הביקור. ראיית הפעולה הרלוונטית מעניקה לקונה ולצוות ההפקה נושא משותף לדיון. חדר אטרקטיבי המכיל ציוד לא קשור תורם הרבה פחות להחלטה.
קבעו את הפגישה סביב העבודה שתוכלו לצפות בה
שאלו אילו פעולות רלוונטיות צפויות לפעול בתאריך המוצע ואילו יהיו בטלות. לוח הזמנים של ייצור עשוי להשתנות, אז קבל אישור עדכני בסמוך לביקור והשאיר מקום להתאמה. אם היבול הוא עונתי, החליטו מוקדם אם הביקור יבחן את הייצור הנוכחי, המוצר המאוחסן, רשומות היסטוריות או שילוב.
תן למארח את שאלות העדיפות שלך מראש. זה מאפשר לעמית מתאים להשתתף ונותן לצוות זמן לארגן גישה מותרת לרשומות. זה גם עוזר להבחין בין בקשה להדגמה חיה לבקשה לדון ברשומת בקרה קיימת. פעילויות אלה לוקחות כמויות שונות של זמן ועשויות לכלול חדרים וצוות שונים.
עבור מעבד שקונה מרכיבים, ההכנה במטבח המקבל עשויה להיות חשובה כמו הצגת המפעל. זהה את התהליך המיועד שתואר על ידי עצמךיישום לייצור מזון: למשל, ערבוב, בישול נוסף או חלוקה. הביאו את שאלת היישום הרלוונטית לפגישה כדי שדגימה נוחה לא תיחשב בטעות כהערכה שהושלמה.
לאפשר הסדרי כניסה, פרשנות, מעבר בין אזורים ודיון סיום. שאל על ביגוד, חפצים אישיים, צילום וגישה למבקרים לפני ההגעה. עקבו אחר הוראות המבקר באתר ותנו למארח להוביל את התנועה באזורי הייצור. מבקר צריך לצפות בפעולה מבלי להפריע לה.
הפרד תצפית מהסבר
הערות שימושיות מכילות את שניהם, אבל מזהים מה זה איזה. "תרמילים ירוקים מוינו בשולחן הזה במהלך הביקור" מתארת תצפית. "הצוות הסביר שהציון הזה נבדק מול המפרט המוצג" מתעד הסבר. ערך שלישי יכול לזהות את המסמך המחבר בין השניים. ההבחנה הפשוטה הזו מקלה על בדיקת החשבון לאחר נסיעה הביתה.
בקש ממפעיל או מפקח להסביר החלטה גלויה אחת. איזה יצירה מתקבלת? מה מופרד? לאן הולך החומר המופרד אחר כך? השווה את ההסבר לדרישת המוצר הרלוונטית. שמור על שאלות ניטרליות וספציפיות, והימנע מלבקש מעובד להבטיח הבטחה רחבה לגבי כל מגרש שהחברה מייצרת.
רשום את גבולות התצפית כשהם טריים. אם ראית מוצר אחד לתקופה קצרה, אמור זאת. אם מפקח הדגים פעולה לאחר בקשה, זהה אותה כהדגמה. הערות אלו משמרות את התועלת של מה שראית מבלי למתוח מפגש קצר למסקנה על כל המשמרות או העונות.
צלם פחות תמונות ממוקדות יותר כאשר הרשות זמינה. רשום את האזור והנושא לצד כל תמונה, והסר מסמכים לא קשורים, מידע אישי ואריזות של לקוחות אחרים. לפרט שלא ניתן לצלם בקשו תיאור מוסכם או הפניה מתאימה למסמך. רשות כניסה לחדר והיתר להפיץ את צילומיו הם עניינים נפרדים.
תסתכל על ציוד בהקשר של המוצר
המראה של מכונה הוא התחלה שימושית לשיחה. שאלו איזה מוצר מוצע עובר דרכו, איזו עבודה הוא מבצע ולאן המוצר הולך אחר כך. כאשר מצורפת פעולה חשובה, בקש מהעמית האחראי להסביר כיצד מנוטר מצב הפעולה שלה והיכן נרשם המידע המתאים.
לוחית ציוד ותוצאת ייצור עונים על שאלות שונות. הראשון עשוי לזהות את הדגם; השני מתייחס למזון מסוים, סביבה, תקופת הפעלה ותוצאה מסוימת. אם קצב התפוקה חשוב להזמנה שלך, בקש את הבסיס של הנתון הנדון. שמור על זמן ייצור מתוכנן וקיבולת זמינה שונה מהדגמה קצרה של מכונה פועלת.
הימנע מאיסוף הגדרות טכניות ללא סיבה לשימוש בהן. טמפרטורה או מהירות שהועתקו למחברת עלולה להטעות כאשר גודל המוצר, דפוס הטעינה או נקודת המדידה חסרים. בקש מהצוות הטכני להסביר את הבסיס הרלוונטי ולספק תיעוד מתאים באמצעות תהליך הבדיקה המוסכם. הערות הביקור שלך יכולות לזהות את הנושא שדורש הערכת מומחה.
אותה דיסציפלינה חלה על הפסקה בהפקה. רשום את הסיבה שניתנה ואת העבודה שנצפתה סביבה. למעבר מתוכנן, לתקופת ניקיון ולהפרעה לא מתוכננת יש השלכות שונות. עקבו אחרי האירוע הספציפי מספיק כדי להבין את השלב הבא לפני כתיבת מסקנה לגבי אמינות הייצור.
השתמש ברשומות כדי לעקוב אחר שאלה מעבר לחדר
בחר מספר קטן של שאלות שהביקור אמור לענות עליהן היטב. עבור כל אחד מהם, זהה את התצפית ואת הרשומה הדרושה כדי לחבר אותה למוצר או לתקופת הפעלה. הטבלה נותנת הערה מעשית-לקבלת מבנה. זהו סיוע מוצע לביקור מסחרי, לא תחליף לתוכנית ביקורת.
| שְׁאֵלָה | במה יש לשים לב | מה לחבר אחר כך |
|---|---|---|
| איך מזהים את הציון הזה? | החלטת מיון אחת וההסבר שלה | דרישת המוצר הרלוונטית |
| איזו חבילה מוצעת? | התיק והקוד בשימוש | גרסת החבילה המוסכמת והפניה למוצר |
| מאיפה המדגם הגיע? | השקית או הקרטון שנבחרו | המגרש הרשומים וסילוק הדגימה |
בקש רשומות עם ההקשר שלהן מצורף: הפריט, התאריך או התקופה, האתר, המגרש היכן שרלוונטי, והאדם שמסביר אותם. צילום מסך מנותק עשוי להשמיט את השדה שהופך את התוצאה לניתנת לפירוש. אם מסמך מכיל חומר סודי, הסכים מה ניתן לעיין באתר ומה ניתן לשתף לאחר מכן.
כאשר הצוות מציג רישום שהושלם, עקוב אחר ערך אחד דרך ההסבר שמסביב. שאל מה קורה כאשר התוצאה המתועדת דורשת תשומת לב, מי מחליט על הפעולה הבאה וכיצד הפעולה מתועדת. המטרה היא להבין דוגמה עובדת, במקום לאסוף טופס ריק לא חתום ולהניח שהוא מייצג עבודה שהושלמה.
הרחב יותרמדריך להסמכת ספקיםמתייחס לביקורת הרכישה סביב הביקור. שמור את חשבון הביקור שלך ממוקד בשאלות שהוא למעשה קידם, והשאיר את עבודת האישור שנותרה עם הקולגות המסחריים והאיכותיים המתאימים.
בקשת רישום יכולה גם להיות רחבה מדי. בקשת כל מסמך עלולה לצרוך את המינוי מבלי להבהיר את המוצר המוצע. התחל עם השאלה, הסביר מדוע זה חשוב, ואפשר לעמית האחראי לזהות את הרשומה הרלוונטית. אם רשומה מתייחסת למיקום או פריט אחר, שמור על קשר מפורש. זה הופך את הסקירה מאוחרת יותר ליעילה יותר מכיוון שהקורא יכול להבין מדוע החומר נאסף.
בדוק מה מכסה תעודה
כאשר תעודת בטיחות מזון של BRCGS היא חלק מהדיון, השתמש בפרטי האתר וההיקף בפועל. הנחיית F931 של BRCGS מתארת את ההסמכה כספציפית לאתר ומחייבת את זיהוי השם והכתובת של היצרן. זה גם מתייחס להיקף המוצר והתהליך. התאם את המסמך הנדון עם המתקן והעבודה הרלוונטיים לפריט המוצע.
BRCGS גם מסביר כיצד ייצור עונתי יכול להשפיע על מה שנראה במהלך ביקורת וכיצד ניתן להעריך רשומות היסטוריות רלוונטיות. זו סיבה לקרוא בעיון את ההקשר והקשר של הדיווח; היעדר יבול מסוים ביום הביקור שלך אינו קובע כשלעצמו את עמדת ההסמכה שלו.
השתמש במסלול האימות הרשמי של תוכנית ההנפקה, היכן שהוא זמין. ספריית BRCGS מספקת נתיב למידע הסמכה אותנטי; גישה לרשומות מפורטות עשויה להיות כרוכה בחשבון או בהסדר שיתוף. שמור את המנפיק, מזהה האתר ופרטי המסמך יחד כדי שהצוות האיכותי שלך יבדוק את הרשומה הנכונה.
ביקור מסחרי צריך גם להישאר נבדל מכל ביקורת ספק נדרשת. המשאבים של ה-FDA מסבירים שביקורות המשמשות לדרישות החלות של ספקים בארה"ב חייבות לערב מבקרים מוסמכים ולשקול את תקנות בטיחות המזון הרלוונטיות. סיור של קונה ולוגו הסמכה מוכר אינם מוכיחים כשלעצמם כי דרישות אלו מולאו. הקצה הערכה זו לצוות המוסמך האחראי.
דוגמה עובדת: הגן על זמן התצפית
שקול ביקור יבואן להמחשה עם פגישה של שלוש-שעות, או 180 דקות. הקונה מציע 20 דקות לכניסה והקדמות, 35 דקות על הרצפה, 45 דקות לתקליטים, 25 דקות לחבילות ודוגמאות ו-20 דקות לסגירה. הפעילויות המתוכננות הללו מסתכמות ב-145 דקות, ומשאירות 35 דקות לתנועה, פרשנות ועיכובים בלתי צפויים.
לוח הזמנים שימושי רק אם הוא חופף לעבודה המיועדת. נניח שפעולת האריזה הרצויה מתחילה לאחר המתנה של 30 דקות בתוך תקופת הרצפה המתוכננת של 35 דקות. נותרו רק חמש דקות להתבונן בו. המינוי עדיין נמשך שלוש שעות, אבל השאלה המבצעית העיקרית זוכה למעט מאוד התייחסות ישירה.
הקונה והמארח יכולים להעביר את הדיון ברשומות לתקופת ההמתנה ולהגן על זמן הרצפה בעת תחילת האריזה. אם הסידור מחדש אינו מעשי, זהה את התצפית שהוחמצה והסכים לאמצעי מתאים אחר לבחינתה. אל תסמן בשקט את הנושא כמכוסה רק בגלל שהצוות נכנס לחדר האריזה.
דוגמה זו ממחישה תזמון, לא משך ביקורת מומלץ. התוצאה שלה היא שימוש ברור יותר במינוי מוגבל: סדר היום מזהה איזו שאלה קיבלה זמן ואיזה צריך מעקב-. משך הביקור המתאים יתאים להיקף המוסכם, הגישה לאתר, צרכי השפה והעבודה הזמינה לצפייה.
לוח זמנים משותף גם עוזר לעמיתים בתפקידים שונים. הקולגה האיכותי יכול להוביל את השאלות הטכניות, תוך רכישת רשומות הנחות מסחריות שצצות. כאשר יש צורך בפרשנות, השהה לאחר הסבר חשוב וקרא בחזרה את הנקודה הספציפית. קל יותר לפתור תיקון שנעשה בחדר מאשר שני חשבונות סותרים שנכתבו לאחר הביקור. שמור את המונח הטכני המקורי לצד התרגום שלו כאשר זה יעזור לבדיקת המסמך שלאחר מכן.
עקוב אחר חבילה אחת בחזרה למבצע שראית
שקית גמורה הופכת את הדיון למוחשי. זהה את המוצר, הצהרת המשקל הנקי, הקוד וגרסת התווית הרלוונטית. שאל כיצד הפרטים הללו קשורים לריצה הנצפה. אם החבילה היא דוגמה לתצוגה ולא פריט ייצור נוכחי, רשום את ההבחנה הזו מיד.
סקור את החבילה ברמה שחשובה לשימוש בה. למכירה קמעונאית, בדוק את הפריסה, מיקום הקוד ופורמט הפתיחה. לעיבוד מרכיבים, שקול כיצד מטפלים בשקית הפנימית בקו הקבלה. הביאו את השאלות הללו לחבילה בפועל, במקום להניח שצילום של קרטון חיצוני פותר אותן.
הזמיןאפשרויות אריזהיכול לעזור למסגר את הדיון, אבל לפריט המוצע צריך להיות פרטים מוסכמים משלו. שמור עותק או הפניה לגרסת החבילה שנדונה במהלך הביקור. אם הגרפיקה עדיין זמנית, שים לב מה נותר לבדוק לפני השימוש מסחרי.
אנו מתייחסים לדוגמא כאל שימושית יותר כאשר זהותה שורדת את הנסיעה חזרה לקונה. רשום את ההתייחסות למוצר ולחלק, את מטרת ההכנה או ההערכה, ואת הסדרי הטיפול שסוכמו עם הצוות הרלוונטי. החליטו אילו תצפיות יבוצעו במפעל ואילו שייכים לניסוי הבקשה של הקונה עצמו.
דוגמה עבדה: ליישב את קרטוני הדוגמאות
תארו לעצמכם קונה מותג פרטי שדן במגרש ייצור של 120 קרטונים. בדוגמה להמחשה זו, כל קרטון מכיל שמונה שקיות במשקל נקי מוצהר של 500 גרם לשקית. כל קרטון מייצג אפוא 4 ק"ג של מזון, והמגרש מייצג 480 ק"ג לפני שמירת קרטונים.
הצוות מפריד שלושה קרטונים שלמים למטרות דגימה ושמירה מוסכמות. כלומר 24 שקיות, או 12 קילוגרם של משקל מזון מוצהר. 117 הקרטונים הנותרים מייצגים 468 ק"ג. שתי הכמויות מתיישבות: 468 קילוגרמים שנותרו ועוד 12 קילוגרמים שהופרשו שווים ל-480 קילוגרמים המקוריים.
אם גיליון הכנה למשלוח מראה 468 קילוגרמים, בדוק תחילה את הסילוק המתועד של שלושת הקרטונים הללו. לקרוא להפרש הפסד ייצור יתאר את הדוגמה בצורה שגויה. באותה מידה, הרשומה לדוגמה צריכה לזהות אילו קרטונים או קודים נלקחו; חשבון לבד לא יכול להראות שהדגימות הגיעו מהמגרש המדובר.
הפעולה היא לחבר את זהות החבילה, הכמות והרשומה. התוצאה היא הבדל מוסבר בין החלק המקורי למלאי שנותר. שלושה קרטונים כאן הם הקצאה להמחשה, לא תוכנית דגימה מוצדקת סטטיסטית או כלל שחרור. כל דרישת דגימה רשמית צריכה להיקבע בנפרד על ידי הצוות הטכני האחראי.
סיים עם החלטות שעמית אחר יכול להשתמש בהן
שריינו זמן לסיכום הביקור בזמן שהאנשים שענו על השאלות עדיין נוכחים. עבור כל נושא עדיפות, ציינו את התצפית, המידע התומך שנסקר ואת הפעולה שנותרה. בקשו מהמארח לתקן אי הבנות עובדתיות לפני שההערות יהפכו לבסיס לדיון פנימי.
תנו לכל פעולה פתוחה בעלים, תאריך תגובה צפוי ותוצר ברור. "ספק מידע נוסף" קשה לסגור. בקשה לשרטוט החבילה הנוכחי, רשומת מוצר מסוימת או אישור של מיקום ההפעלה המוצע נותן לשני הצדדים משהו מוגדר לזהות כאשר הוא מגיע.
רשום את ההחלטה הבאה בנפרד. ייתכן שתהיה מוכן לארגן ניסוי יישום בעודך ממתין לבדיקה טכנית לפני הזמנה מסחרית. ההבחנה הזו עוזרת לרכישה ולעמיתים איכותיים לעבוד מאותו חשבון של הביקור. הימנע מסקנה מעורפלת כגון "אושר במפעל" כאשר הפגישה פתרה רק קבוצה מוגבלת של שאלות.
עבור תוכנית אספקה מבוססת, גילויים על שינוי מוצע שייכים להסכםסקירת שינוי ספק. החזר את המידע לתהליך הזה במקום להתייחס לשיחה לא רשמית במהלך הביקור כאישור לשנות אספקה שגרתית.
לפני ההפצה, בדקו שהפתקים מבחינים בין ההסבר של המארח לבין המלצת הקונה. פעולה מוצעת צריכה להישאר בגדר הצעה עד שהאדם האחראי יקבל אותה. כלול את הגרסה או התאריך של כל מידע מתוקן שסופק לאחר הפגישה, כך שעמיתים יוכלו לראות איזו שאלה היא סוגרת. השאר פריט לא פתור גלוי כאשר התגובה מתייחסת רק לחלק ממנו.
שמור על תיעוד הביקור הסופי מספיק תמציתי לשימוש. צרף את התמונות המותרות והפניות למסמכים לשאלות הספציפיות שלהם, שמרו את רשימת הפעולות המוסכמת, וזהו את האנשים שצריכים לעיין בה. ערך הביקור ממשיך אז מעבר לחדר: עמית אחר יכול להבין מה נצפה ולקבל את ההחלטה הבאה על בסיס ברור.
לדיון בביקור XMSD, אנו מתחילים עם המוצר, היישום והפעולה המיועדים שברצונך לבחון. זה עוזר לנו לבחון את ההסדרים הרלוונטיים ולהכין שיחה ממוקדת עם הקולגות המתאימים.
שלח את המוצר שלך, תקופת הביקור המועדפת והשאלות העיקריות דרך שלנודף בירוריםכדי שנוכל לבדוק את ההסדרים המוצעים.